La dématérialisation consiste à transférer sur un support numérique des informations présentes sous forme analogique (papier, film…). Pour les documents existants, il s’agit de numérisation, mais ils sont de plus en plus émis directement sous forme numérique : on parle alors de dématérialisation dite « native ».
La dématérialisation facilite le partage d’informations et peut ainsi favoriser certaines synergies au sein de votre entreprise.
Comment gérer les contraintes liées à la dématérialisation, en termes juridiques et sécuritaires ?
Sécuriser les processus de dématérialisation implique notamment l’utilisation de :
• Certificat d’identité numérique qui permet d’authentifier les intervenants au cours du processus (signature électronique notamment) ;
• Horodatage (ou « timestamp ») qui garantit l’heure et la date à chaque étape du traitement ;
• Espace de confiance distant : les documents et les étapes de leur traitement sont centralisés sur un serveur tiers ;
• Enveloppe numérique : l’utilisateur conserve ses documents au sein d’une enveloppe numérique qui intègre une fiche de suivi dont chaque étape est certifiée par un tiers ;
• Archivage : si les documents subissent des modifications, il est important de bien archiver ces données ainsi que leurs précédentes versions.
Il est possible d’aller au-delà de la dématérialisation et d’optimiser le traitement de ces données numérisées en automatisant un certain nombre de tâches associées, notamment grâce à l’EDI.
L’EDI – ou Echange de Données Informatisé – s’appuie sur des réseaux et des formats normalisés pour échanger et intégrer automatiquement, de machine à machine, des documents commerciaux, logistiques, ou autres.
Ce processus, au-delà de remplacer les documents papiers reçus traditionnellement par la poste ou par fax, permet d’automatiser le traitement de l’information, la rendant ainsi plus fiable. Cela permet de fluidifier les informations échangées et de réduire notablement les coûts de traitement, tout en améliorant la sécurisation des transactions.
Pour toutes ces raisons, une solution EDI procure des réelles améliorations des processus au sein de votre entreprise.
Mais avant de mettre en place une solution EDI, il est important de savoir :
• Quoi ? Quelles informations échanger et comment le modéliser ?
• Comment ? Quels média, normes et protocoles de communication pour l’acheminement des informations ?
Ce processus permet d’automatiser le traitement de l’information : les documents papiers reçus traditionnellement par la Poste ou par fax et les saisies manuelles associées n’existent plus. Grâce à une plateforme EDI, les données collectées sont exhaustives et fiables, et leur traitement est quasiment immédiat. Cela permet de fluidifier les informations échangées et de réduire notablement les coûts de traitement, tout en améliorant la sécurisation des transactions.